Ob es die Organisation des Kuchenverkaufs oder des Wettkampfs ist, je mehr Leute daran beteiligt sind, desto umständlicher wird es, alle Meinungen unter einen Hut zu bekommen. Messenger-Gruppen werden häufig anstrengend und nicht gelesen, schweifen ab und haben keine Abstimmungsfunktion.

Jeder hat und jeder nutzt irgenwie WhatsApp auf seinem Smartphone oder vielleicht noch das eine oder andere Messenger-Tool.  Die Funktionalität beim beliebtesten Messenger-Tool kommt an seine Grenzen bei beispielsweise größeren Gruppen-Chats. Oftmals gibt der Vereinsvorstand auch vor, dass Vereinsthemen nicht über WhatsApp ausgetauscht werden dürfen. Wir haben ein paar Optionen herausgesucht, die je nach Gruppengröße, Zielgruppe und Themenbereich unterschiedlich geeignet sind.

Messenger-Dienste

Bei Messenger-Apps ist sicherlich jedem klar, dass WhatsApp mit Abstand am meisten genutzt wird. Ca 70% aller Deutschen nutzen diesen Messenger. (Quelle: Bitcom Research 2018). Und was hat es eigentlich mit der Meldung auf sich, dass künftig alle Messenger (facebook, WhatsApp und Instagram) zusammenwachsen sollen!? Das ist eigentlich nichts Neues: Denn dies ist heute schon so! Dieser Zusammenschluss ist eine rein technischer Zusammenschluss, die Messenger-Dienste kommen letztendlich alle bereits jetzt aus einem „Stall“. Mehr dazu auf 3tn.de

 

1. WhatsApp 

Voraussetzung für die Nutzung ist simpel: Einfach die kostenfreie App auf deinem Smartphone installieren, dann deine Telefonnummer einmalig über eine automatisch versandte SMS verifizieren. Und alle deine Kontakte die ebenfalls WhatsApp installiert haben sind nun für dich verfügbar.

Das sind die wichtigsten Features:

• Text-Nachrichten
• Sprachnachrichten
• Sprachanrufe
• Teilen von Videos, Bildern und Dokumenten
• Broadcasts
• Gruppenfunktionen
• WhatsApp-Web für Desktop-PC

Der größte Vorteil einer WhatsApp-Gruppe dürfte wohl die Tatsache sein, dass so gut wie jeder die App bereits nutzt. Nachteil ist allerdings die fehlende Übersichtlichkeit. Es besteht die Gefahr der „Vermüllung“ in Gruppen, die häufig als nervig empfunden und auf stumm geschaltet werden. Mehrere Diskussionen zu führen, ist quasi unmöglich. Auch wichtige Infos gehen unter, sobald mehrere Leute neue Nachrichten hinzufügen. Ein Ausweg wäre der Broadcast, mit dem der Ersteller der Liste Nachrichten an die ganze Liste gleichzeitig aus seinem Privatchat versenden kann.

Rechtliche Hinweise direkt von WhatsApp: Wichtig zu wissen ist, dass WhatsApp all deine Kontaktdaten, die du auf deinem Smartphone gespeichert hast auf seinem Server abspeichert und regelmäßig abgleicht.

 

2. Telegram

Telegram ist die WhatsApp-Konkurrenz schlechthin, die sich allerdings noch (?) nicht durchsetzen konnte. Der vollständig kostenlose Messenger bietet jedoch einige zusätzliche Funktionen. Voraussetzung ist ebenfalls ein Smartphone, die Anmeldung erfolgt über die Handynummer.

 

Das sind die wichtigsten Features:

• Cloudbasiert -> synchronisiert auf allen Geräten
• Möglichkeit zum Programmieren eigener Tools, insbesondere Bots
• Nachrichten können mit einem Timer auf „Selbstzerstörung“ nach gewisser Zeit eingestellt werden
• Ende-zu-Ende Verschlüsselung
• besonders schnell durch weltweite Serververteilung
• Gruppen bis zu 200 Personen: standardmässig können alle in der Gruppe neue Leute hinzufügen, das Gruppenbild und auch den Namen der Gruppe ändern.
• Supergruppen mit bis zu 5000 Personen. Supergruppen haben einen gemeinsamen Verlauf, löscht man etwas, verschwindet es für alle Mitglieder der Supergruppe.
• Kanäle für öffentliche Nachrichten an unbegrenzt viele Leute. Keine Mitgliederbeschränkung. Im Gegensatz zu einer Gruppe können Mitglieder nicht sehen wer den Kanal abonniert hat. Schreiberlaubnis haben nur Kanalersteller und die Administratoren des Kanals. Pendant zum WhatsApp Broadcast.

3. Threema

Der Schweizer Messenger Threema legt seinen Hauptfokus auf Sicherheit. Der Messenger setzt auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung und speichert kaum Metadaten. Alle Informationen liegen auf Schweizer Servern und unterliegen dem strengen Schweizer Datenschutzgesetz. Das schöne Design wird ergänzt durch eine Vielzahl an praktischen Funktionen. Allerdings kostet die App 2 CHF. Im Threema-Shop können mehrere Lizenzen erworben (hier allerdings nur für Android) und anschließend verschenkt werden. Voraussetzung ist Android 4.0 oder höher.

 

Das sind die wichtigsten Features:

• keine Datensammlung
• open source Software
• Abstimmungsfunktion
• Text- und Sprachnachrichten
• Teilen jedes Dateiformats
• völlig anonyme Nutzung möglich
• Gruppenchats, begrenzt auf 50 Personen
• leichtes Exportieren des Chats in einer verschlüsselten ZIP-Datei

Threema ist sicherlich eine gute Wahl für jeden, der auf Sicherheit Wert legt. Die hat aber erstens ihren Preis – auch wenn er nicht den Kaffee am Bahnhof übersteigt – und ist in der Anwendung ungewohnt umständlich. So fehlt beispielsweise die Synchronisation mit anderen Geräten, die nur über Umwege erreicht werden kann (Speichern des anderen Geräts als Kontakt, Erstellen einer Gruppe mit dem jeweiligen Kontakt).

 

4. Google Spaces

Google Spaces wartet mit für Google typischem, minimalistischem Design auf. Ein Google-Konto ist Voraussetzung. Nach der Anmeldung kann ein „Space“, zu deutsch: „Raum“ oder „Platz“ erstellt werden, in den man verschiedene Mitglieder mittels eines Links einladen kann. Der Space kann mit einem Hintergrund und Namen versehen werden. Auf der Startseite kann man leicht zwischen seinen Spaces wechseln. Ein Google-Account wird benötigt.

Das sind die wichtigsten Features:

• Aktivitätsprotokoll
• Suchfunktion
• Eingebettete Google Produkte direkt in den Beitragsoptionen (Suchmaschine, YouTube)
• Kommentarfunktion zu den Beiträgen

Diskussionen zu bestimmten Themen bleiben auch beim Thema. Es ist möglich, verschiedene Beiträge und damit Diskussionen zu eröffnen und leicht zwischen ihnen zu wechseln. Beiträge sind direkt kategorisiert in Google-Link, You-Tube, Foto/Video (öffnet in der App direkt die Galerie), und Text. Das ist gewöhnungsbedürftig, bietet aber den Vorteil, die App nicht zwangsläufig verlassen zu müssen, wenn man schnell in einem Kommentar etwas teilen möchte.

 

Werden Gruppen größer und Planung und Verwaltung umfangreicher, ist es mit einem Messenger nicht getan. Ebenso umfangreichere, geordnete Kommunikation ist erforderlich.

Die DSGVO-Angst:
Natürlich ist klar, dass Whatsapp und die anderen Messenger-Dienste, die dazugehören nicht den deutschen Richtlinien was Datenschutz anbelangt entsprechen. Dann gibt es nur die Möglichkeit ganz konsequent Whatsapp und Co vom Smarphone zulöschen – hier gibt es einige Alternativen zusammengefasst: 7 datenschutzkonforme Whatsapp-Alternativen

Organisationstools

Google Groups

Google Groups ist minimalistisch, kostenlos, und praktisch. Das vorrangig auf den Desktop-PC ausgelegte Tool lässt sich auch über das mobile Endgerät gut erreichen. Über eine Gruppenmailadresse (googlegroups.com) können viele Teilnehmer Teil der Gruppe werden. Im Menü gibt es die Übersicht: „Meine Gruppen“, „Startseite“, und „Markiert“.

Die Gruppen gliedern sich in vier Gruppentypen:

• Email-Verteiler: Bei einer E-Mail-Liste (Mailingliste) können Nutzer entweder über das Web oder per E-Mail posten.
• Webforum: In einem Webforum können Mitglieder mit der Gruppe kommunizieren und spannende interaktive Online-Diskussionen führen. Webforen verfügen über weboptimierte Funktionen, darunter Moderations-Tools. Die Gruppenmitglieder posten Themen und Antworten über die Weboberfläche, können aber weiterhin Updates per E-Mail erhalten.
• Forum mit Fragen und Antworten: Ein Frage-und-Antwort-Forum ist ein Webforum mit zusätzlichen Funktionen zum Stellen und Beantworten von Fragen. Themen können als geklärt markiert und von Nutzern bewertet werden. Darüber hinaus können die Fragen im Forum anhand von Kategorien geordnet werden. Zum Posten steht den Nutzern nur die Weboberfläche zur Verfügung, aber sie können Updates weiterhin per E-Mail erhalten.
• gemeinsamer Posteingang: Themen können anderen Mitgliedern zugewiesen und als Aufgaben behandelt werden, die sich klären oder neu zuweisen lassen. Außerdem kann über Optionen festgelegt werden, wer Aufgaben zuweisen und erhalten darf.

• Suchfunktion
• Einträge sind personalisierbar
• Ordner sorgen für Ordnung

Slack

Slack richtet sich vorzugsweise an größere Teams. Die Desktop-App überzeugt auch mobil, darüber hinaus ist sie kostenlos. Slack ist ideal zum Arbeiten in mehreren Gruppen und verfolgt das Motto: „No more email!“

 

Das sind die wichtigsten Features:

• Gruppen heißen Kanäle, es gibt offene und geschlossene Kanäle
• Direktnachrichten
• Suchfunktion mit Suchoperatoren, die eine sehr gezielte, effiziente Suche ermöglichen
• Besonders praktisch zum Umgang mit vielen Dateien: per drag&drop einfügen, gesondert kommentieren und über die Suchfunktion leicht wiederfinden.
• Auch Links, bspw. Dropbox-Links, können eingefügt werden. Das Dokument wird automatisch synchronisiert und ist ebenfalls in der Suchfunktion verfügbar.
• Fremde Kanäle, bspw. Twitter, können über einen Kanal integriert werden. Die Tweets werden dann angezeigt und Gruppenmitglieder können sich darüber austauschen

Die Kanäle ermöglichen einfache und zielgerichtete Kommunikation, allerdings ist dieses Tool mehr für den Arbeitsplatz gedacht. Für kleine Teams ist eine so umfangreiche App unnötig, für den ganzen Verein kann sie nützlich sein.

Mehr Infos darüber, wie Slack funktioniert, findest Du unter https://slack.com/is.

Fazit

Die Vielzahl an Tools auf dem Markt gestattet, eine geeignete Auswahl für jeden Fall zu treffen. Bei Messengern ist zu beachten, dass die Voraussetzung „Smartphone“ gerade bei Erwachsenengruppen nicht immer erfüllt ist. Das ist natürlich ein Problem, wenn jeder in die Planung einbezogen werden muss. Oft bietet sich auch eine Kombination der Möglichkeiten an; Spaces ist wie auch Slack ideal, um themenbezogen Inhalte zu teilen, die leicht wiedergefunden werden können. WhatsApp und Telegram bieten sich für einen schnellen Austausch an, nicht jedoch, wenn in verhältnismäßig großen Gruppen eine Lösung gefunden werden muss. Einzig Telegram und Threema bieten die Option, ein Abstimmungstool einzubinden, allerdings müssen dafür bei Telegram ein wenig Programmierkenntnisse vorhanden sein. Für Verwaltung und Organisation, für die kein besonders schneller Austausch vonnöten ist, bietet sich Google Groups an. Der Zugriff ist einfach und man ist den Umgang mit Emails gewöhnt. Dass man auch unterwegs die Entwicklungen verfolgen kann, ist ein Plus. Slack dagegen ist ein Tool, das auf übersichtliche Art und Weise alle Gruppen („Kanäle“) verknüpft und die Vorteile von Messengern und „Beitragsgruppen“ wie Facebookgruppen verbindet. Auch hier ist mobiler Zugriff kein Problem.
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